POSLOVNIK O RADU NADZORNOG ODBORA

30. 03. 2016.

Temeljem članka 44., točke 20. Statuta Hrvatskog Društva filmskih djelatnika (u nastavku: Društvo) donesenog 21. 09. 2015. Nadzorni odbor HDFD-a donio je:

 

POSLOVNIK O RADU NADZORNOG ODBORA

 

OPĆE ODREDBE

 

Članak 1.

 

Ovim Poslovnikom uređuju se pitanja vezana uz rad Nadzornog odbora koja nisu uređena Statutom Društva.

O primjeni Poslovnika brinu članovi Nadzornog odbora.

Nadzorni odbor se sastoji od osam predstavnika Ogranaka, koje u slučaju spriječenosti mijenjaju njihovi zamjenici. Svaki Ogranak Društva samostalno bira svog predstavnika – člana i njegovog zamjenika na sastanku Ogranka koji se mora održati najmanje 30 dana prije održavanja Izborne skupštine.

Na zahtjev Nadzornog odbora sjednicama može prisutvovati i tajnik Društva.

Mandat članova Nadzornog odbora traje dvije godine i može se ponoviti neograničeni broj puta. U kontinuitetu, član Nadzornog odbora može obavljati dužnost maksimalno dva mandata, a može prestati i prije isteka mandata u slučajevima navedenim u članku 59. Statuta.

 

Članak 2.

 

Mandat člana Nadzornog odbora može prestati:

  • istekom mandata,
  • podnošenjem ostavke,
  • opozivom,
  • ili prestankom članstva u Društvu.

Ako tijekom mandatnog razdoblja pojedini član Nadzornog odbora neopravdano izostane sa sjednica Nadzornog odbora više od tri puta, Nadzorni odbor dužan je pokrenuti proceduru njegova opoziva, s punim obrazloženjem, pisanim putem Ogranku koji ga je izabrao. Konačnu odluku o opozivu donosi Ogranak.

Na sjednici Ogranka na kojoj je donesena odluka o opozivu Ogranak je dužan izabrati novog  člana Nadzornog odbora.

 

Članak 3.

 

Nadzorni odbor između sebe bira predsjedavajućeg i njegovog zamjenika..

 

SJEDNICE

 

Članak 4.

 

Sjednice Nadzornog odbora održavaju se u sjedištu Društva.

Sjednice Nadzornog odbora saziva predsjedavajući Nadzornog odbora.

Poticaj sazivanja sjednice Nadzornog odbora osim članova Nadzornog odbora, mogu dati predsjednik Društva, Upravni odbor, Časni sud ili najmanje tri člana Društva.

Poziv na sjednicu s dnevnim redom i prilozima dostavlja se najkasnije tri (3) dana prije održavanja sjednice elektronskom poštom.

Na samoj sjednici predsjedavajući i članovi Nadzornog odbora mogu zatražiti izmjene i dopune dnevnog reda što mora biti izglasano većinom članova.

Iznimno, u žurnim situacijama predsjedavajući Nadzornog odbora može sazvati održavanje telefonske sjednice koja se održava konferencijskim pozivom. Odluke donesene na telefonskoj sjednici članovi  moraju potvrditi i u pisanoj formi u roku 48 sati elektronskom poštom upućenom predsjedavajući Nadzornog odbora.

Sjednici Nadzornog odbora, odlukom članova Nadzornog odbora, mogu prisustvovati ostali članovi Društva ako se za tim ukaže potreba, ali nemaju pravo glasa.

 

NADZOR NAD RADOM DRUŠTVA I PRIMJENOM STATUTA

 

Članak 5.

 

U slučaju pisanog zahtjeva Nadzornom odboru za otklanjanjem nepravilnosti odnosno stanja/postupaka koji nisu u skladu sa Statutom, predsjedavajući Nadzornog odbora saziva  sjednicu Nadzornog odbora na kojoj se raspravlja o tom zahtjevu u roku od najkasnije sedam (7) dana.

Nadzorni odbor će svoj odgovor i stav prema zaprimljenom zahtjevu te informaciju o eventualno poduzetnim koracima dostaviti također u pisanom obliku podnositelju zahtjeva najkasnije u roku od petnaest (15) dana.

 

IZUZIMANJE OD RASPRAVE I GLASANJA

 

Članak 6.

 

Član Nadzornog odbora ima pravo, zbog potencijalnog ili postojećeg sukoba interesa, suzdržati se od rasprave o određenim temama i izuzeti se od glasanja o istima.

 

FINANCIJSKI NADZOR

 

Članak 7.

 

Članovi Nadzornog odbora razmatraju godišnje financijske i statističke izvještaje Društva te plan rada za sljedeću godinu, koje su im Stručna služba i tajnik Društva dužni dostaviti na tromjesečnoj, polugodišnjoj i godišnjoj razini rada Društva..

 

ZAPISNIK

 

Članak 8.

 

Na sjednicama Nadzornog odbora vodi se tonski zapis i pismeni zapisnik koji mora sadržavati:

̵      popis nazočnih,

̵      dnevni red,

̵      popis popratne dokumentacije vezane uz zahtjev za nadzor,

̵      mišljenja vanjskih eksperata ili  drugih institucija ako postoje,

̵      tekst donesenih odluka i/ili mišljenja.

 

Zapisnik se verificira na sljedećoj sjednici NO-a ili potpisom/elektronskom potvrdom svih članova Nadzornog odbora koji su sudjelovali na sjednici na kojoj se raspravljalo o predmetnom nadzoru ili prilikom žurne sjednice slanjem elektroničke pošte u skladu s čl. 3. 4. stavak 6 ovog pravilnika.

Pojedini član Nadzornog odbora u zapisnik može unijeti izdvojeno mišljenje o pojedinim pitanjima ili odlukama.

Predsjedavajući je dužan zapisnik i o održanom sastanku dostaviti u Stručnu službu Društva najkasnije 7 dana od dana održavanja sastanka. Tonski zapis sjednice Nadzornog odbora pohranjuje se u arhivu Društva.

 

Članak 9.

 

O svim zahtjevima koje Nadzorni odbor upućuje drugim tijelima Društva i trećim osobama vodi se jedinstveni upisnik koji sadrži najmanje sljedeće podatke: redni broj, datum, vrsta zahtjeva, adresa, rok za eventualni odgovor. U napomeni se evidentira kada je pojedini zahtjev Nadzornog odbora riješen.

Za vođenje upisnika zadužen je tajnik Društva. Stranice upisnika svojim potpisom ovjerava predsjednik Nadzornog odbora.

 

PRISUSTVOVANJE SJEDNICAMA DRUGIH TIJELA

 

Članak 10.

 

Član Nadzornog odbora može prisustvovati radu nekog tijela Društva te o tome može podnijeti ostalim članovima pisani izvještaj u primjerenom roku ne dužem od 8 dana elektronskom poštom, naročito ako se radi o pitanju ili temi od značaja ili interesa za Nadzorni odbor. Ukoliko radu tijela Društva prisustvuje više članova Nadzornog odbora, može se sastaviti zajednički izvještaj.

 

DUŽNOSTI ČLANOVA NADZORNOG ODBORA

 

Članak 11.

 

Nadzorni odbor ima pravo uvida i pregleda svih dokumenata Društva.

Nadzorni odbor dužan je obaviti nadzor nad cjelokupnim poslovanjem Društva najmanje 30 dana prije održavanja redovne godišnje Skupštine. Izvještaj o izvršenom nadzoru, Nadzorni odbor dužan je dostaviti u pismenom obliku Upravnom odboru 15 dana prije održavanja redovne skupštine.

Pojedini članovi Nadzornog odbora zaduženi su za pojedine poslove koje im povjeri Nadzorni odbor.

 

Članak 12.

 

Nadzorni odbor dužan je nadzirati sjednice Skupštine Društva na kojima mora djelovati u sastavu od najmanje tri člana i skrbiti o regularnosti i pravovaljanosti odluka koje se donose.

Nadzorni odbor dužan je obavijestiti sazivača Skupštine o članovima koji će nadzirati rad Skupštine najkasnije 3 (tri) dana prije održavanja.

Prisutni članovi Nadzornog odbora utvrđuju  kvorum,  na  temelju  broja potpisa iz popisa aktivnih članova - birača.

Jedan član Nadzornog odbora dužan je pratiti brojčano stanje prisutnih aktivnih članova tijekom održavanja sjednice Skupštine i o tome pravodobno izvještavati voditelja Skupštine.

 

VANJSKI TROŠKOVI

 

Članak 13.

 

Ukoliko aktivnosti Nadzornog odbora uključuju vanjske troškove (npr. troškovi odvjetnika, vještaka, ostalih vrsta savjetnika i konzultanata i sl.) koji nisu predviđeni financijskim planom Društva, predsjednik Nadzornog odbora dužan je pisanim putem, preko tajnika Društva, unaprijed zatražiti suglasnost od Upravnog odbora za te troškove.

 

SUKOB INTERESA

 

Članak 14.

 

Kada u pogledu razmatranja odlučivanja o pojedinoj prijavi postoji sukob interesa bilo kojeg člana Nadzornog odbora, taj član se mora ispričati od sudjelovanja u postupanju i donošenju odluke u pogledu predmetne prijave.

U tom slučaju primjenjuju se odredbe čl. 2. ovog Pravilnika.

 

Članak 15.

 

Sukobom interesa smatrat će se:

̵      rodbinske veze,

̵      poslovni odnos u predmetnom slučaju,

̵      poslovni odnos s nekom od strana u postupku a nije u vezi s predmetnim slučajem, za vrijeme trajanja postupka.

 

ZAVRŠNE ODREDBE

 

Članak 16.

 

Ovaj Poslovnik stupa na snagu danom donošenja, a objavit će se na internetskoj stranici Društva.

 

U Zagrebu 29. ožujka 2016. Ivan-Goran Vitez

                                         Dopredsjednik HDFD

2013 © HDFD Hrvatsko društvo filmskih djelatnika. All rights reserved. Redovna djelatnost HDFD-a sufinancirana je sredstvima HAVC-a. Adresa: Britanski trg 12, 10000 Zagreb, Croatia.; Tel: +385 1 4847 024, Email: admin@hdfd.hr